Es tentadora la idea de realizar todo lo que el cliente quiere en un proyecto. Pero la realidad es que no somos Rico Mac Pato para contar con todo el dinero, tiempo o recursos para realizar los proyectos que gestionamos o patrocinamos. Por lo tanto. es muy importante definir los requerimientos que se van a planear (e.g., QUE SI VAMOS A HACER Y QUE NO VAMOS A HACER). Para que no haya sorpresas. Desgraciadamente cuando HAY sorpresas de dinero... la gente suele enojarse o simplemente no vuelven a trabajar contigo. 

Por otro lado, a veces NO es tan sencillo DEFINIR que SI y que NO podemos hacer...

Entonces ¿Qué debemos hacer?, especialmente si el cliente no sabe lo que quiere o nosotros no sabemos cómo obtener los requerimientos? 

Pues.. en estos casos se recomienda utilizar algunas herramientas para aclarar los requerimientos como son:

• Reuniones con el cliente
• Prototipos
• Mockups

Además, los requerimientos deben ser documentados en forma: completa, correcta, clara. Además estos deben ser posibles, necesarios, priorizados, no ambiguos y verificables[1].  

Las siguientes herramientas permiten la definición clara y ordenada de los requerimientos de un proyecto:

 

• Project Charter   
• Documentos de requerimientos

¿Se pueden imaginar qué haría James Bond sin su auto o Tom Cruise en Misión imposible sin sus juguetes para ser espía? Yo tampoco…

Se imaginan consiguiendo un auto a la mera hora… que es posible.. lo han hecho.. pero qué maravilla cuando están en los momentos más críticos y tienen sus juguetes..

En realidad, podríamos decir que es la diferencia entre el éxito y el fracaso de la misión.

Entonces,... ¿Cómo lo hacemos? ¿Es posible conseguir todos los recursos que se necesitan?

Mi respuesta sería SI en los casos para los proyectos conocidos o similares. Es decir; en los proyectos que tuvieran mediciones o en los que ya conocemos el resultado de las decisiones. Para los que no conocemos del todo es probable que nos falten recursos y que tengamos que conseguirlos a última hora. Pero podemos hacer nuestro mejor esfuerzo en la planeación,

Algunas herramientas que apoyan la planeación de recursos son:

Listas de recursos

Histogramas de recursos

Así como presupuestos del uso de los recursos

¿Es posible que un deportista llegue a las olimpiadas sin poder pasar por competencias locales o regionales? No creo verdad? Eso pasa también por los proyectos.. no podemos esperar crear un alcance demasiado ambicioso en poco tiempo. Debemos ser realistas y planear con fases y cada fase a detalle. Para esto utilizamos herramientas como: WBSs, diccionarios del WBS, definir hitos por fase, así como el adecuado control de cambios. Si quieren saber más de estas herramientas entren al blog de getionacomounpro.com.

Para aquellos que son fans de la casa de papel. Seguramente recuerdan los flashbacks en dónde el profesor explica las posibles opciones. Si los policías piensan A hacemos B. Si piensan QUE hacemos D. Si alguien sale herido hacemos E. Todo planeado todo en perfecta sincronía. De forma general eso implica la gestión de riesgos. 

Pero qué riesgos se pueden planear? 1) Lo que puede salir bien y lo que puede salir mal.

Así como los planes a seguir en cada caso o acciones para mitigar el impacto en caso de que ocurrieran. En caso de no poder mitigarlo se pueden crear planes de contingencia (aka. Plan Chernobyl). Las herramientas que utilizamos en este paso son:

El plan de gestión de riesgos así como el log de riesgos.

Los primeros 5 minutos de la película Gladiador muestran el cómo se debe organizar un proyecto. La definición de los roles es clara (Máximo es el manager (les dice que hacer y coordina), el ataque, las tropas (distancia, infantería, caballería) obedecen las órdenes y saben a quién deben atacar. Su medio de comunicación son señales visuales, sonidos de trompetas, y órdenes habladas. Esta definición tanto de la estructura jerárquica de un proyecto como de roles es vital en cualquier proyecto que requiera ser exitoso. Las herramientas que se utilizan en este paso son: los planes de recursos y de comunicación

¿Saben por qué algunas personas sin experiencia pueden pilotar un avión en caso de emergencia? Procesos y estándares que seguir. Hay formas de garantizar que las cosas salgan bien a la primera y que puedan mejorar en un futuro.  

Si bien equivocarse es de humanos, cuando la equivocación nos cuesta dinero. Tenemos que buscar mecanismos para que los errores o las fallas no vuelvan a ocurrir. En este paso debes identificar los procesos y estándares:

Que son obligatorios en tu organización (Realmente sirven?)

Que permitan que el servicio/producto salga bien a la primera

 Que permitan la mejora continua

Algunas herramientas para realizar esto son:

Planes de calidad que incluyen: procesos, responsabilidades, roles.

 

Y finalmente… el Paso No. 7 que incluye la elaboración del calendario. En esta fase establecemos x cosas cruciales de la planeación

Priorizar los requerimientos

Usa los procesos estándares para definir las principales fases del proyecto (procesos del producto y para la gestión) e hitos

Define las actividades por fase

Identifica las dependencias y los recursos de las actividades

Identifica las actividades que se pueden paralelizar

Estimación de actividades y recursos

Asigna responsables a las actividades

Evalúa escenarios alternos de acuerdo a los riesgos identificados (simulaciones)

Algunas herramientas para realizar esto son:

Diagramas de red

PERT

Simulación MonteCarlo

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